Collecte

​Le secteur a pour mission de collecter les archives sonores et audiovisuelles produites par toute personne physique ou morale dans l’exercice de leur activité (chercheurs, étudiants, associations, passionnés...). Il sollicite aussi tout service ou organisme public susceptible de produire ces documents dans le cadre de leur fonction comme les collectivités territoriales, les services déconcentrés de l’État, les établissements publics, etc…
En outre, il conduit lui-même ses propres enregistrements de témoignages oraux autour de différentes thématiques tout comme il peut constituer un appui scientifique et technique aux structures souhaitant mettre en œuvre un tel projet.


Conservation et sauvegarde

Fragilité des sources, conditions et lieux de conservation

Les fonds sonores et vidéo se présentent sur des supports variés. Le service est confronté aux dégradations, inéluctables, de ces supports et de leur signal pouvant intervenir naturellement en fonction de la nature physico-chimique des documents. Les bandes magnétiques notamment sont victimes du syndrome du vinaigre (acidification) et de l’effritement des particules magnétiques.
Afin de réduire les risques de détérioration physique, les documents sont conservés dans des magasins soumis à des conditions précises à savoir 18 °C (+/–1 °) et 40 % d’hygrométrie relative.

Numérisation

À ces détériorations s’ajoute l’obsolescence, tout aussi inévitable, des équipements de lecture qui tendent à disparaître. Ainsi, il est nécessaire de transférer, par un procédé de numérisation, le contenu des documents sur un support pérenne et d’enclencher un processus régulier de réactualisation de format.

Afin de réaliser ce travail de transfert de données, le service est équipé de deux stations de numérisation. En 1989, les Archives étaient seulement dotées d’un simple poste de numérisation audio. En 2008, à l’occasion du déménagement dans le nouveau bâtiment des Archives départementales, le service est équipé d’un atelier de numérisation vidéo.
Lorsque les fonds à numériser sont trop importants et/ou trop abîmés, le service fait appel à des prestataires extérieurs.


Description des fonds

Après le traitement physique des fonds, un traitement intellectuel s’impose afin de permettre l’identification des contenus et leur contextualisation. Sans quoi ces contenus perdent leur valeur historique. Un travail de description, selon des normes archivistiques, est réalisé sur une base de données informatisée, inventaire constituant ainsi un outil pour la recherche.


Communication au public

Archiver et décrire ces sources sans pouvoir les donner à entendre réduit considérablement leur raison d’être. Pour rendre possible leur communication au public, il est nécessaire de traiter les questions juridiques.
En effet, ces archives sont protégées par le Code du patrimoine, pour ce qui est des archives publiques, mais aussi par le Code de la propriété intellectuelle lorsque leur contenu est identifié comme « œuvre de l’esprit ».
À ce titre, il est obligatoire d’obtenir de la part des personnes enregistrées une autorisation : un contrat de cession de droit et d’utilisation doit être signé entre le collecteur et la personne enregistrée.
Une autorisation entre le collecteur ou la structure porteuse du projet d’enregistrement de témoignages, assimilé à un producteur, et les Archives départementales, institution dépositaire, est également de mise. Il s’agit de droits de producteur.
La configuration idéale voudrait que le déposant ait lui-même obtenu préalablement, de la part des personnes enregistrées ou filmées sur les documents qu’il confie, les autorisations d’utilisation. Ces contrats précisent les usages et fixent les délais de communicabilité.

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